DESCRIPCIÓN DE LA HERRAMIENTA

El Análisis y Mapeo de Actores Clave es una herramienta diseñada para ayudar a los equipos a identificar, analizar y mapear a los actores más relevantes de un proyecto. Al usar esta herramienta, los equipos pueden comprender las relaciones y dinámicas entre los actores clave y el proyecto. El kit incluye cubos de madera que representan a los actores clave y tarjetas que ayudan a definir roles, relaciones y situaciones que requieren atención. Esta herramienta es especialmente útil para:

  • Comprender el contexto general de un proyecto.

  • Identificar a los grupos que pueden ser afectados negativamente o excluidos.

  • Construir estrategias para involucrar efectivamente a los actores clave.

  • Visualizar relaciones, roles y flujos de información.

  • Identificar oportunidades y resolver tensiones o bloqueos entre actores.

Recomendamos realizar esta actividad en grupos de 5 personas, con un máximo de 6 participantes, para garantizar diversidad de perspectivas mientras se mantiene una sola conversación.

CONCEPTOS FUNDAMENTALES

  1. Actor Clave: Cualquier persona, grupo u organización afectada por o interesada en un proyecto. Los actores clave pueden incluir usuarios, socios, patrocinadores, inversionistas, competidores o consultores.

  2. Análisis de Actores Clave: Herramienta utilizada para identificar a los actores más relevantes de un proyecto, evaluar su nivel de interés e influencia y desarrollar estrategias para involucrarlos. Es especialmente útil para identificar a grupos vulnerables e incluir a aquellos que generalmente son excluidos de los procesos de diseño o desarrollo.

  3. Mapeo de Actores Clave: Proceso de representación visual de los actores clave de un proyecto y sus relaciones. El mapeo de actores contribuye a:

    • Comprender el contexto general del proyecto.

    • Identificar quién está, ha estado o debería estar involucrado.

    • Explorar los roles de los diferentes actores dentro de un sistema.

    • Determinar la fuerza de las conexiones entre actores.

    • Visualizar relaciones, roles o flujos de información.

    • Identificar brechas, tensiones o bloqueos entre actores.

    • Descubrir oportunidades y construir nuevas relaciones.

CONTENIDO DEL KIT

  • 10 Cubos de Madera: Representan a los actores clave. Se colocan notas adhesivas en cada cara para evaluar diferentes aspectos.

  • 24 Tarjetas de Relación: Describen la conexión entre dos actores (e.g., Posible Colaboración, Conflicto, Meta en Común, Intereses Opuestos).

  • 24 Tarjetas Plegables de Roles: Definen los roles potenciales que un actor puede tener en el proyecto (e.g., Aliado, Embajador, Seguidor, Oponente).

  • 18 Tarjetas Plegables de Situación: Identifican situaciones que requieren atención (e.g., Alerta, Oportunidad, Suposición).

ANTES DE LA SESIÓN

  1. Define los Aspectos a Analizar: Determina qué aspectos de los actores clave son más relevantes para analizar. Recomendamos los siguientes:

    • Nombre del Actor Clave: Identifica a cada actor con un título (e.g., "Turistas" o "Proveedores de Materia Prima").

    • Interés en el Proyecto: ¿Cuál es la razón del actor para querer ser parte del proyecto? (e.g., "Generar mayores ganancias").

    • Nivel de Influencia: ¿Cuánto poder o influencia tiene el actor? Usa una escala de 0 (nulo) a 3 (alto).

    • Efecto: ¿Qué efecto, creemos en este punto, que tendrá el proyecto sobre el actor? (Positivo, Negativo, Neutro, Desconocido).

    • Recursos/Habilidades: ¿Qué recursos o habilidades puede aportar el actor al proyecto?

    Recuerda que este análisis se basa en la información disponible en ese momento y deberá evolucionar junto con el proyecto.

  2. Prepara los Cubos: Coloca notas adhesivas en cada cara de los cubos. Existe la opción de usar un código de color consistente para representar los aspectos analizados (e.g., azul para interés, verde para efecto, rojo para nivel de influencia).

  3. Crea una Guía de Análisis: Prepara una guía impresa o digital que indique qué aspectos se analizarán de cada actor y las instrucciones de cómo hacerlo (ver punto 1. de esta sección).

  4. Organiza el Espacio de Trabajo: Prepara una superficie amplia y plana donde el equipo pueda trabajar. Asegúrate de que sea adecuada para usar cinta de drafting para marcar las conexiones entre actores.

  5. Define el Tamaño del Equipo: Forma equipos de 5 personas, con un máximo de 6. Esto asegura diversidad de perspectivas mientras se mantiene una conversación unificada.

  6. Organiza los Materiales: Coloca los cubos, tarjetas y cinta adhesiva en la mesa de trabajo. Proporciona marcadores y notas adhesivas adicionales.

DURANTE LA SESIÓN

  1. Identificación de Actores Clave (20 min):

    • Solicita al equipo que haga una lista de actores relevantes. Si excede los 10 actores, prioriza hasta reducirla a 10.

    • Usa preguntas guía como:

      • ¿Quiénes son posibles beneficiarios?

      • ¿Se han identificado grupos vulnerables?

      • ¿Quiénes pueden ser aliados u oponentes?

      • ¿Qué relaciones existen entre los actores clave?

    • Escribe el nombre de cada actor en un cubo distinto.

  2. Análisis de Actores Clave (20 min):

    • Muestra la guía de análisis y asegúrate que se mantenga a la vista del equipo.

    • Pide a los participantes que realicen el análisis de cada actor clave todos juntos, manteniendo una sola conversación. El valor de esta herramienta está en las discusiones que surgen durante el análisis.

    • A medida que se hace el análisis de cada aspecto, el equipo deberá hacer las anotaciones respectivas en los lados del cubo correspondiente a cada actor.

  3. Mapeo de Actores Clave (20 min):

    • Solicita al equipo que examine las tarjetas y se familiarice con el contenido del kit.

    • Explica los distintos tipos de tarjetas y el propósito de un mapeo de actores a los participantes.

    • Usando la información obtenida durante el análisis, solicita a los participantes que creen un mapa que visualice relaciones y conexiones entre actores clave utilizando cinta adhesiva y los distintos tipos de tarjetas.

    • Recuerdales que no hay una manera correcta o incorrecta de hacer un mapa; el aprendizaje está en el proceso y en la comprensión que se ganará durante el mapeo y visualización del contexto de su proyecto.

DESPUÉS DE LA SESIÓN

  1. Documentación: Registra los aprendizajes y puntos clave de la sesión. Toma fotografías. Esto servirá para adaptar el análisis conforme evolucione el proyecto.

  2. Retroalimentación: Solicita opiniones de los participantes para mejorar futuras sesiones.

  3. Herramienta Viva: El Análisis y Mapeo de Actores Clave es una herramienta dinámica que crece junto con el proyecto. Facilita conversaciones profundas y revela conocimientos que de otra manera podrían pasarse por alto. Actualiza el mapa regularmente para mantenerlo relevante y útil.